Comme dans toute activité de négoce ou de fabrication, l’inventaire physique est, d’une part, obligatoire et annuel en cas de contrôle fiscal. D’autre part, il est fondamental pour mesurer l’incidence sur les comptes de l’entreprise.
Ainsi dans le secteur C.H.R., l’inventaire, tant des liquides que des matières, n’est pas à négliger. Il arrive souvent un
coulage, à tout niveau : service, cuisine, livraison, stockage…
Le comptage du stock
Aussi, il convient dans un premier temps de préparer l’inventaire par un prérangement en fonction des catégories. Par exemple, il est important de distinguer les sodas, les vins et les alcools. Si possible il est également indispensable de les regrouper au même endroit pour faciliter le comptage, afin d’éviter les doublons et les oublis.
De ce fait, le comptage sera plus rapide et surtout réduira le temps d’arrêt de l’exploitation, qui doit être minimisé. Dans ce secteur, l’amplitude des horaires d’ouverture de l’établissement devrait permettre de réaliser l’inventaire physique à des heures décalées.
D’un point de vue pratique, lors du comptage, il convient de bien reporter sur un carnet adéquat la désignation des produits comptés et leur référence, soit interne si elle existe, soit celle du fournisseur.
La valorisation de l’inventaire
Ensuite, il faut passer à la valorisation des produits comptés lors de l’inventaire. Pour cela, il convient de regrouper les factures fournisseurs et de repérer les produits achetés avec la bonne référence et/ou désignation et de reporter ces éléments sur le carnet.
En ce qui concerne les liquides et en particulier le vin, le prix d’achat a pu très bien varier dans le temps et les bouteilles avec une certaine cote peuvent venir embellir la cave. Il faut donc à ce titre réfléchir à la moins mauvaise méthode d’évaluation du stock des bons vins En effet, en fonction des années et millésimes, s’il subsiste des vins de cette nature, les factures du fournisseur (négociant ou brasseur) pourraient ne pas être retrouvées, auquel cas, les « mercuriales » sont à même de fournir les prix du marché. Attention dans ce cas, cela pourrait avoir une incidence sur la marge, certes, mais surtout sur le bénéfice annuel et donc sur l’impôt à payer sans en avoir la trésorerie.
Analyse et comparaison
Si l’établissement est équipé d’un terminal de caisse avec gestion des liquides et matières, il conviendra ensuite de comparer l’état des stocks avec l’inventaire physique réalisé. Ou à défaut, de totaliser les pages du carnet par référence ou et par nature. C’est ce montant ainsi obtenu, qu’il y a lieu de communiquer au comptable ou à l’Expert-Comptable. C’est ce montant total qui sera saisi en comptabilité, comme valeur de stock au bilan.
En termes de
gestion, il pourra alors être effectué une analyse de la
marge brute (revente HT moins le prix d’achat des produits consommés ou revendus), élément indispensable à la compréhension de l’activité de l’année écoulée.
La situation idéale est de ne pas attendre le dernier jour de l’année comptable et de pratiquer régulièrement des inventaires sur tous les produits.