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La conservation des documents pour un professionnel du C.H.R.

Les délais de conservation de l’ensemble des documents commerciaux, fiscaux, sociaux pour un professionnel du C.H.R. sont fixés par la loi. Et également fonction des prescriptions relatives aux contrôles de l’administration. Donc pas toujours facile de s’y retrouver.

L’hôtelier ou le restaurateur accumulent bons nombres de documents tout au long de son activité. Il peut s’agir d’acte d’achat d’un fonds, de contrats fournisseurs, des factures reçues ou émises, les bulletins de salaires de ses salariés,…. Nous avons voulu faire un point sur les délais de conservation, afin de vous guider dans votre organisation et classement.

Conservation des documents commerciaux et civils

La durée de conservation peut-être de 2 ans pour une police d’assurance (à partir de la date de résiliation). Jusqu’à 30 ans pour un achat immobilier. En général selon l’article L.110-4 du code de commerce, 5 ans pour les obligations nées à l’occasion de leur commerce entre commerçants ou entre commerçants et non-commerçants.

Conservation des documents comptables

Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant 10 ans (à partir de la clôture de l’exercice) – Article L123-22 du code de commerce

Conservation des documents fiscaux

Le délai de conservation des documents fiscaux  est de  6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis – Article L102-B du livre des procédures fiscales.

Conservation de documents sociaux des sociétés commerciales

Les documents sociaux des sociétés commerciales sont les documents liés à la société. Il s’agit des statuts, des comptes annuels, des registres, feuille de présence … . Le délai de conservation varie en fonction du type de documents. Si vous fermer votre société vous devrez garder 5 ans à partir de la radiation du RCS vos statuts (article 2224 du code civil).

Conservations des documents liés à la gestion du personnel

Si le salarié doit conserver ses bulletins de salaires jusqu’à la liquidation de sa retraite. L’entreprise doit quand à elle conserver les bulletins de paie, sous forme papier ou électronique  pendant 5 ans. (Article L3243-4 du code du travail)

Pour vous aider à faire un peu de place, nous vous avons préparer des tableaux synthétiques par type de documents et les règles à appliquer, que vous pouvez télécharger sur: https://www.chasseurdefonds.com/guides-telechargements/

M.Guettier pour Chasseur de Fonds

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