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Hôtels, restaurants : Quels sont les mentions obligatoires sur vos factures ?

Que vous soyez restaurateurs ou hôteliers vos factures doivent respecter des conditions de forme et comporter des mentions obligatoires.

Attention à ne pas confondre note et facture : Quelle différence entre Note et Facture en restauration ?

Les conditions de formes de la facture 

Elle doit être :

  • Rédigée en français.
  • Emise en double exemplaire.
  • Comporter les mentions obligatoires.

 

Les mentions obligatoires de la facture

En premier lieu la facture qui est émise par vos soins doit comporter vos coordonnées. C’est-à-dire :

  • Le nom de l’hôtel ou du restaurant (dénomination sociale ou le nom prénom de l’entrepreneur individuel).
  • L’adresse du siège social.
  • Le numéro de Siren ou Siret pour les sociétés.
  • Le numéro d’identification à la TVA.
  • Numéro de RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) et la ville du greffe pour les commerçants.
  • Numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation pour les artisans.
  • Le code NAF.
  • La forme juridique si vous êtes sous forme de société (SAS, SARL …).

 

ATTENTION ! 2 Nouvelles mentions sont à porter sur vos factures à compter du 1er octobre 2019

  • l’adresse de facturation si elle est différente de celle de livraison
  • le numéro du bon de commande s’il a été préalablement émis par l’acheteur.

 

Rappel

Pour vérifier que votre code NAF est conforme à votre activité, nous vous rappelons les codes NAF de l’hôtellerie et de la restauration :

  • 55.10    : Hôtels et hébergement similaire
  • 56.10A : Restauration traditionnelle
  • 56.10B : Cafétérias et autres libres-services
  • 56.10C : Restauration de type rapide

A retrouver sur le site de l’INSEE : https://www.insee.fr/fr/information/2493496

 

–          Le numéro de la facture

La numérotation de la facturation doit être effectuée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture. Afin de respecter ce principe il faut utiliser une suite ininterrompue de nombres. Elle doit apparaitre sous le libellé :  « N° Facture : … »

–          La date de la facture

La date de facture correspond à la date à laquelle la facture est émise.

–          L’identité du client.

Il s’agit d’indiquer les coordonnées de l’acheteur c’est-à-dire son nom ou sa dénomination sociale, l’adresse de son domicile ou du siège social, le numéro d’identification à la TVA.

–          La date de la vente ou de la prestation.

Il s’agit de la date de la vente ou de la prestation. Pour un restaurateur ce sera la date du repas et pour un hôtelier les dates d’hébergement.

–          Désignation des biens ou services fournis.

La facture doit désigner les produits ou services : la nature, l’intitulé, la quantité, le prix unitaire hors taxe. Si la prestation n’a pas fait l’objet d’un devis détaillé et accepté au préalable, vous devez indiquer le prix Hors Taxe total ligne par ligne (prix unitaire x quantité).

–          Taux de TVA applicable.

Vous devez indiquer le taux de TVA légalement applicable. Si vous utilisez plusieurs taux comme c’est le cas dans l’hôtellerie ou la restauration il faut indiquer chaque taux de TVA selon les différents services ou produits.

–          Le montant à payer et les réductions de prix

Sur la facture le montant à payer doit apparaitre en hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC). Ainsi que les réductions de prix (Rabais, remises, ristournes).

–          Délai de paiement.

Il convient d’indiquer si la facture est adressée à un professionnel :

  • La date limite pour le paiement.
  • Le taux des pénalités de retard.

A défaut c’est le taux légal en vigueur qui s’applique.

Si vous proposer un escompte pour paiement anticipé, il convient de préciser les conditions d’escompte en indiquant le taux de réduction que vous appliquerez.

Si vous ne faites pas d’escompte, faites apparaître la mention :  « Pas d’escompte pour règlement anticipé».

La facture doit obligatoirement mentionner le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (articles L. 441-3 alinéa 4 et D. 441-5 du Code de commerce). Vous devez faire apparaître la mention : « En cas de retard de paiement, indemnité forfaitaire légale pour frais de recouvrement : 40 € »,  un simple renvoi au Code de commerce n’étant pas admis

 

–        Référence à la disposition d’exonération ou régime particulier.

Par exemple si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA (auto-entrepreneur par exemple), vous devrez faire apparaître la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

–          Les mentions particulières.

Si vous êtes membre d’un centre de gestion agréée précisez-le : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté » …

Les sanctions en cas de manquement

Le « II de l’article 1737 du CGI » dispose que chaque omission ou inexactitude est sanctionnée par une amende de 15 Euros.

Lorsqu’une facture comporte plusieurs omissions ou inexactitudes, le montant total des amendes dues à ce titre est plafonné à 25 % du montant total de la facture.

Au 1er octobre 2019, tout manquement à l’obligation de facturation entre professionnels sera puni d’une amende administrative. Les amendes encourues iront de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pourra être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de 2 ans à compter de la 1ère sanction.

 

Pour en savoir plus :

http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/724-PGP.html

 

La mise en place d’un logiciel de caisse conforme à la réglementation en vigueur depuis le 01 janvier 2018 vous permettra notamment de répondre aux règles de conformités de la facturation.

 

Adeline Desthuilliers pour Chasseur de Fonds.

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