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Digitalisation de la gestion de votre restaurant

La digitalisation de la gestion d’un restaurant peut se faire de la commande à la vente, en passant par la production.

Faire appel à l’informatique va permettre un gain de temps pour l’utilisateur, notamment face aux tâches répétitives.

Toutefois, il faut garder à l’esprit que la mise en place est laborieuse, car elle implique de renseigner toutes les bases de données (fournisseurs, produits, fiche cuisine…). Il est à noter que certains prestataires proposent de prendre en charge la saisie des données.

Pour pouvoir bénéficier des avantages de la digitalisation, le restaurateur doit par ailleurs s’impliquer dans sa mise en place et dans le suivi au quotidien.

La bonne utilisation d’un outil digital pour la gestion du restaurant doit permettre d’améliorer la rentabilité et la productivité de manière significative. Il existe de nombreuses applications proposant des options différentes. Nous ne passerons ici en revue que les fonctions principales, que l’on retrouve quelle que soit l’application utilisée.

Certains prestataires proposent des solutions globales, d’autres des solutions complémentaires. Le choix de l’équipement doit être réalisé en tenant compte des besoins, de la compatibilité de l’ensemble de vos outils, mais aussi du coût de l’investissement.

 

Le stockage des informations

L’ensemble des applications proposent de stocker les données, et de les sauvegarder et même les sécuriser. L’utilisateur va pouvoir ainsi accéder aux informations de gestion de son restaurant, même à distance.

En fonction du type de logiciel utilisé (gestion des stocks, de la production ou de la caisse), la base contient :

  • La mercuriale par ingrédient, prix et fournisseurs.
  • Les recettes et fiches cuisines
  • L’historique des achats avec commandes, bons de livraison et factures.
  • L’historique des ventes.
  • Scan des factures d’achats.

Certaines solutions proposent d’intégrer les factures fournisseurs dans la base. Cette fonction si elle est dotée d’une passerelle avec la comptabilité permet d’éviter la ressaisie des achats par la comptabilité. Ce qui constitue ici un gain de temps non négligeable compte tenu du nombre de factures d’achat pour un restaurant.

Gestion de l’approvisionnement et des stocks

Le restaurateur peut optimiser la gestion de son approvisionnement. La bonne utilisation du digital conduit à l’amélioration de la marge brute du restaurant, par le biais d’une meilleure gestion des achats tant en quantité qu’au niveau du prix.

Au niveau des commandes

Les commandes fournisseurs sont automatisées. L’outil prévoit en général plusieurs fonctions comme :

  • La génération des bons de commandes.
  • L’anticipation des commandes avec le suivi d’un cadencier.
  • La génération de la liste des commandes en tenant compte des besoins issus des fiches techniques et de stocks.
  • La possibilité d’envoi des commandes d’un click chez le fournisseur.
  • L’accès à un portail de commandes.
  • La préparation d’appels d’offre

De leur côté les fournisseurs mettent en place des solutions de commandes en ligne interfaçables avec les logiciels de gestion d’approvisionnement des restaurants.

Au niveau de la réception des commandes

Lors de la réception des marchandises, la quantité et la qualité sont contrôlées directement sur la tablette. En cas d’anomalies telles qu’une commande incomplète ou des produits refusés, la demande d’avoir est générée automatiquement.

À réception des factures d’achat, un contrôle avec la livraison permet de détecter les erreurs de facturation.

Gestion des stocks

Les quantités en stock sont connues en permanence sur la base des entrées (livraisons) et des sorties (ventes). Le restaurateur a accès, à tout moment, à un inventaire permanent de ses marchandises en quantité et en valeur.

Une bonne gestion de stock permet d’optimiser les achats en quantité.

Un inventaire physique réalisé régulièrement (complet ou par sondage) permet de détecter les écarts de stock et de mettre en place des actions pour les réduire.

Pour les ingrédients nobles (et chers), ce suivi peut s’avérer essentiel à la bonne rentabilité du restaurant.

 Analyse des achats

L’ensemble des actions de la commande à la facturation génère des données qui peuvent être analysées. La bonne connaissance de son volume d’achats par ingrédient et des prix par fournisseur est un excellent outil pour bien négocier ses tarifs.

Au niveau de la production

En cuisine, la création des fiches techniques pour chaque recette proposée à la carte se fait sur tablette, avec la possibilité d’intégrer des « sous-recettes » afin d’éviter les répétitions.

Par exemple, si un plat prévoit une sauce, le cuisinier n’a pas à reprendre les ingrédients ni la préparation de cette sauce à chaque fois. Il lui suffit de rappeler la recette correspondante et de l’intégrer comme une sous-recette dans sa fiche.

L’ensemble du personnel autorisé peut ainsi avoir accès aux fiches cuisine.

Le système gère les portions et valorise automatiquement le coût de production de la recette à l’aide des prix d’achat renseignés dans la base.

En amont, la connaissance du coût de revient peut permettre de définir le prix de vente. En aval, le restaurateur a la possibilité de faire des actions correctrices rapidement en cas de problème de marge.

 

Gestion des ventes

Aujourd’hui une majorité de restaurants est équipée d’une caisse compte tenu de la réglementation.

Des solutions de caisse proposent :

  • La prise de commandes.
  • L’envoi des commandes en cuisine
  • La gestion des tables.
  • La gestion de stock intégré.
  • L’émission des tickets de caisse, notes et factures.
  • Gestion de la base clients (mails, préférences … )
  • La prise en charge des différents types de paiements
  • L’analyse des ventes et le suivi statistique …

L’intégration d’autres solutions digitales avec la caisse, et l’existence d’une passerelle avec la comptabilité sont des points à valider préalablement à sa mise en place.

Il existe de nombreuses solutions de gestion pour la restauration commerciale. Nous vous recommandons d’étudier attentivement chaque produit avant de vous engager sur du long terme.

Adeline Desthuilliers pour Chasseur de fonds

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