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Le registre du personnel fait partie de la liste des registres obligatoires sociaux que doit tenir une entreprise.

Employeurs concernés :

Tout employeur, sauf s’il s’agit d’un particulier employeur, doit obligatoirement détenir plusieurs registres : le registre unique du personnel, le livre de paie, le registre du CHSCT et le registre des délégués du personnel. La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de chaque établissement de l’entreprise.

La tenue du registre et ses mentions :

Dès la première embauche (et quel que soit l’effectif de l’établissement), l’employeur doit obligatoirement y inscrire les informations suivantes, dans l’ordre des embauches, concernant chaque salarié :

• Identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité,
• Carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise,
• Type de contrat : par exemple, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, contrat d’insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d’employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim)…
• Pour les travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail,
• Pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, à indiquer dans une partie spécifique (pour ne pas les confondre avec les salariés)

Ce registre peut être tenu sur support numérique. Le personnel doit y être inscrit par ordre chronologique des embauches et de façon indélébile. À noter : les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement.

Le Défaut de Registre du Personnel ou Mentions erronées

En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté. Registre absent, mentions erronées ou incomplètes : la sanction est identique. L’employeur aura à s’acquitter de l’amende prévue pour les contraventions de la 4e classe (750 € au plus pour les personnes physiques, 3 750 € au plus pour les personnes morales), appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.   Vérifié le 10 janvier 2022