Dans les métiers du CHR (Cafés-Hôtels-Restaurants) les embauches sont fréquentes, il est important de valider que vos obligations déclaratives sont respectées. La DPAE Déclaration Préalable A l’Embauche remplace la Déclaration Unique d’Embauche (DUE)

1° Pourquoi faire une DPAE :

Vous devez faire une DPAE pour :

• ouvrir à votre salarié tous ses droits sociaux,
• être couvert en cas d’accident du travail de votre salarié,
• bénéficier de tous vos droits à exonération éventuels,
• satisfaire aux demandes des différentes administrations qui vous contrôlent, et ainsi, éviter toutes sanctions liées, notamment, au travail dissimulé.

Grâce à la DPAE, vous effectuez en une seule fois, et auprès d’un interlocuteur unique l’URSSAF, 6 formalités liées à l’embauche :

• votre immatriculation en qualité d’employeur au régime général de la Sécurité Sociale lorsqu’il s’agit de l’embauche de votre premier salarié (la première DPAE déclenche l’ouverture de votre compte employeur auprès de l’Urssaf) ;
• l’immatriculation de votre salarié à la CPAM (Caisse Primaire d’Assurance Maladie) ;
• l’affiliation en qualité d’employeur auprès du régime d’assurance chômage ;
• la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
• votre demande d’examen médical d’embauche ;
• vous contribuez au pré-établissement de la liste des salariés embauchés qui servira à la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) ou Déclaration Sociale Nominative (DSN).

2° Les Modalités de déclaration :

Elle s’effectue dans les 8 jours préalables à l’embauche auprès des URSSAF de l’établissement qui va procéder à l’embauche. Vous devez compléter un certain nombre de mentions obligatoires :

• la dénomination sociale de votre entreprise ou les noms et prénom de l’employeur,
• le code APE,
• le n° siret et l’adresse de l’établissement, (ou le numéro de liasse délivré par votre centre de formalités des entreprises, si celui-ci est en cours d’immatriculation),
• le service de santé au travail dont vous dépendez,
• l’identité et, s’il en a déjà un, le n° de Sécurité sociale de votre salarié,
• la date et l’heure d’embauche,
• les informations relatives au contrat de travail (type de contrat, durée…).

Vous pouvez effectuer cette DPAE par plusieurs moyens :

• par internet, sur www.due.urssaf.fr ou sur www.net-entreprises.fr, par saisie en ligne d’un formulaire,
• ou par courrier recommandé avec accusé de réception auprès de votre URSSAF jusqu’au 31.12.2019

Actualités : À partir du 1^er janvier 2020, tous les employeurs devront effectuer leur DPAE par voie dématérialisée, y compris ceux qui en ont accompli moins de 50 au cours de l’année civile précédente (et pour qui la dématérialisation est actuellement facultative).  

Bon à savoir :

Le Défaut de déclaration

Si vous êtes employeur

Dans le cas où vous n’effectuez pas de DPAE vous vous exposez à : * Des sanctions civiles : régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale éludées du fait de l’absence de déclaration, * Sanctions administratives : pénalité égale à 300 fois le taux horaire du Smic, * Et des sanctions pénales : l’absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. En cas de dissimulation d’emploi salarié, vous pouvez être condamné par le tribunal correctionnel à une peine cumulative de : * 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement si vous êtes une personne physique, * 225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire si vous êtes une personne morale.

Si vous êtes donneur d’ordre

L’absence intentionnelle de DPAE concernant des personnes placées, directement ou indirectement, dans un lien de subordination à votre égard, vous expose à une condamnation pénale pour travail dissimulé. Si vous ne remplissez pas votre obligation de vigilance, vous êtes susceptible de faire l’objet d’une procédure de solidarité financière à l’égard de vos cocontractants visés par un procès-verbal de travail dissimulé. Dans ce cas, vous pouvez être condamné solidairement : * Au paiement des impôts, taxes et cotisations obligatoires ainsi que des pénalités et majorations dues par vos cocontractants aux organismes de protection sociale ; * Le cas échéant, au remboursement des sommes correspondant au montant des aides publiques dont ils ont bénéficié ; * Au paiement des rémunérations, indemnités et charges dues par vos cocontractants pour l’emploi de salariés n’ayant pas fait l’objet d’une DPAE. Facilitez-vous la gestion des DPAE avec la digitalisation de la gestion du personnel.