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Mise en place d’un logiciel de gestion hôtelière

La mise en place d’un logiciel de gestion hôtelière doit être mûrement réfléchi.

Le choix d’un système d’exploitation hôtelier (ou PMS) doit faire l’objet d’une réflexion stratégique en fonction de vos besoins et votre organisation.

(PMS = Property Management System)

En effet un hôtel 4 étoiles de 15 chambres, n’aura pas les mêmes besoins de fonctionnalité qu’un hôtel 2 étoiles de 60 chambres.
De nombreux systèmes informatiques proposent une gestion intégrée des différentes fonctions opérationnelles d’un hôtel, tel que :
– Suivi des réservations.
– Gestion des tarifs.
– Facturation.
– Editions paramétrables.
– Gestion et suivi de l’activité (journalière, mensuelle, annuelle).
– Suivi des plannings.
– Suivi de l’occupation des chambres.
– Gestion du linge.
– Statistiques.
– Reporting.
– Connectivité avec les distributeurs en ligne…

Pour faire un choix il faudra prendre en compte, les services proposés par le fournisseur, la formation proposée, la facilité d’utilisation, les modalités de paramétrage, l’existence d’un support téléphonique, le type de matériel nécessaire, et le budget proposé et surtout sa conformité aux normes réglementaires.
Afin de lutter contre la fraude à la TVA, depuis le 01 janvier 2018 (l’article 88 de la loi des finances n° 2015-1785 du 29 décembre 2015), les hôteliers doivent s’équiper de caisse enregistreuse ou de logiciel de caisse répondant aux normes NF525.

Notre recommandation

Penser à vérifier avant l’acquisition de votre système de caisse ou logiciel, que ce dernier répond bien à la norme NF525.

Contrôle de la main courante

Dans un hôtel la mise en place de procédures et de contrôles est nécessaire pour un bon fonctionnement. Il est indispensable de faire une analyse quotidienne afin de détecter toute anomalie, afin de s’assurer de l’exhaustivité de l’enregistrement des chambres occupées, de contrôler qu’une chambre nettoyée est une chambre occupée, d’avoir les informations de la part des femmes de chambres sur l’entretien à effectuer, les détériorations éventuelles, les pannes.

Le contrôle journalier, et mensuel de la main courante permet de  :

– Garantir la fiabilité de l’information comptable et financière.
– Assurer la satisfaction de la clientèle.
– Prévenir les risques de fraudes.

La main courante est un document (non obligatoire et non normalisé) que l’on peut obtenir via le logiciel de gestion, de commercialisation qui centralise :

– Le type de prestations par chambre (nuitée, petit-déjeuner, bar, etc.).
– Les sommes préalablement encaissées.
– Les montants restant dus.

La forme de la main courante peut-être différente selon le logiciel de gestion utilisé.

Chaque jour un contrôle de la main courante devra être effectué afin de s’assurer :

– Des bonnes affectations de caisse (CB, chèque, espèces..).
– De l’exhaustivité de la facturation.
– Du rapprochement avec le solde physique de caisse.
– De contrôler la cohérence de la facturation avec les réservations et les annulations.
– De valider les débiteurs (éventuellement les relancer).

Notre recommandation

Contrôler et valider la main courante mensuelle avant la clôture mensuelle, et l’envoi des documents à votre service comptabilité, ou à votre expert-comptable.

 

A.D. pour Chasseur de Fonds

 

Si vous souhaitez avoir les coordonnées d’un fournisseur de PMS ou d’un Expert-comptable il suffit de suivre le lien : Je cherche un Expert

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