Le tableau de bord est un outil indispensable pour le gérant d’un restaurant.
Utilité du tableau de bord dans un restaurant
Un tableau de bord est un document périodique fournissant des informations de gestion, établi dans des délais courts. En effet l’intérêt du tableau de bord est d’avoir accès à une information financière de manière quasi instantanée et de ne pas attendre l’établissement du bilan.
En premier lieu, le tableau de bord permet de suivre la performance du restaurant de manière régulière.
Cela peut-être au jour le jour, chaque semaine ou chaque mois. Les indicateurs collectés sont différents en fonction de la périodicité.
Le suivi du tableau de bord, donne la possibilité au dirigeant d’être alerté, et ainsi de prendre rapidement des décisions en cas « d’anomalies ».
Les éléments du tableau de bord
Les indicateurs et ratios du restaurateur sont :
- Le chiffre d’affaires.
- Le ticket moyen.
- La fréquentation.
- La consommation.
- Le ratio matière.
- Le ratio personnel.
- Les frais généraux.
Sans oublier le niveau de trésorerie.
Bien évidemment d’autres scores peuvent être rajoutés à condition qu’ils soient pertinents.
La mise en place du tableau de bord
La mise en place d’un tableau de bord suppose un accès aux données de gestion du restaurant. La remontée systématique des informations permet d’alimenter le tableau de bord.
Les sources principales des indicateurs pertinents pour la restauration sont la caisse et la comptabilité.
Chaque jour le restaurateur doit pouvoir connaître son chiffre d’affaires, son ticket moyen, sa fréquentation. Ces informations peuvent être établies par le biais du logiciel de caisse, soit par lecture directe, soit en récoltant les informations nécessaires à leur calcul manuellement, par un export vers :
- Excel.
- un logiciel de gestion (incluant la gestion de stock par exemple).
- un outil de tableau de bord.
- un logiciel comptable.
Certain logiciel doté d’une application portable, permet au restaurateur d’obtenir ces indicateurs directement sur son portable.
Si les outils et les procédures le permettent, l’idéal serait de connaître en temps réel :
– Le Ratio matière, cela implique un suivi permanent du stock (logiciel) ou un inventaire physique régulier et la saisie des factures d’achats.
– Le Ratio personnel, ce qui nécessite de connaître la masse salariale. Elle est connue en fin de mois lors de l’édition des paies, l’utilisation d’un logiciel de gestion du personnel permet d’avoir le coût journalier.
– Les Frais généraux, par le biais d’une comptabilité à jour.
– La Trésorerie, sur la base de rapprochement bancaire régulier ce qui peut être obtenu par l’intégration directe des écritures de banque via l’établissement bancaire.
Il est évident, que la génération du tableau de bord doit être automatisée. En effet, par expérience le restaurateur a peu de temps à consacrer à la ressaisie de données, et fini par abandonner.
Notre recommandation
Contrôler régulièrement l’exactitude des informations issues du tableau de bord avec votre expert-comptable afin de vous baser sur des informations fiables.
A.D pour Chasseur de Fonds
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