Les logiciels de gestion, encaissements, comptabilité … utilisés dans les Cafés, Hôtels et Restaurants (CHR) doivent répondre à des normes : NF 203 ou NF 525. Le chef d’entreprise peut avoir du mal à s’y retrouver par rapport à tout ce que proposent les éditeurs de logiciels.
Nous proposons dans cet article de faire une synthèse sur l’application de ces normes. Nous définirons les normes et ferons le point sur les obligations liées.
Définition des normes
Pour les logiciels de gestion, d’encaissements, et de comptabilité l’administration fiscale a mis en place deux normes certifiées.
La norme NF 203 : pour tous les logiciels comptables informatisés. Elle a été créée en 2006 et est devenue obligatoire en Août 2016
La norme NF 525 : pour tous les logiciels de gestion, et d’encaissements (logiciel ou système de caisse enregistrant les livraisons de biens ou prestations de services mais pas forcément doté d’un système de facturation). Cette norme est obligatoire depuis le 1er janvier 2018
Bon à savoir :
Les logiciels de facturation doivent répondre aux exigences de l’article 88 de la loi N°2015-1785. Ces obligations sont : inaliénabilité, sécurisation, conservation, archivage. Cette loi est entrée en vigueur le 1er janvier 2018.
Il est donc indispensable de connaitre les fonctionnalités de votre logiciel pour savoir quelles normes sont obligatoires.
Obligations des Hôteliers et Restaurateurs
1er point : la norme 525 est devenue obligatoire au 1er janvier 2018 seulement pour les professionnels équipés d’un système de caisse informatisé.
2ème point : les normes s’imposent aux professionnels selon le type de clientèle touché
Les hôteliers et restaurateurs sont amenés à travailler avec des particuliers, mais aussi avec des entreprises (cela même qui demande une facture et pas une note). Ils se trouvent donc en général dans le cas d’une clientèle mixte et sont par conséquent soumis à la norme 525 pour leur logiciel (PMS) qui gère la facturation et l’encaissement.
Comment justifier de ces obligations.
L’éditeur de logiciel doit fournir à l’hôtelier ou restaurateur un certificat ou une attestation.
• Le certificat provient d’un des 2 organismes accrédités qui sont : l’AFNOR (accréditation n°5 -0030 détenue par Infocert) ou le Laboratoire National de Métrologie et d’Essai (accréditation n° 5-0012 détenue par LNE).
• L’attestation est une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel qui doit être conforme au modèle fixé par l’Administration. Elle atteste du respect des conditions d’inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et l’archivage.
Nous attirons votre attention sur le fait qu’une simple «auto-attestation» de l’éditeur est moins sécurisant qu’un certificat.
Bon à savoir:
En cas de non-conformité de son logiciel ou de la non présentation du certificat ou de l’attestation, l’hôtelier ou le restaurateur encours une amende de 7 500 € tous les 2 mois, jusqu’à régularisation.
N’hésitez pas à vous rapprocher de votre éditeur pour obtenir le justificatif nécessaire ou de vous faire assister par votre Expert-Comptable pour vous conseiller.
M.G. pour Chasseur de Fonds
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