Digitaliser la gestion du personnel en restauration permet de gagner du temps. L’administratif lié à la gestion du personnel est chronophage. Plus vous avez de salariés plus cela prend de votre temps.
La digitalisation permet de réduire le temps passé sur de nombreuses tâches et a de nombreux autres avantages.
Il existe différents outils sur le marché qui offre des fonctions différentes. Nous vous proposons de passer en revue les services pouvant être proposés en digitalisation.
Chaque offre est différente, à vous de déterminer vos besoins en fonction de vos particularités afin de choisir l’outil qui vous correspond le mieux.
Production de documents administratifs
La production de documents administratifs permet sur la base des informations collectées de produire ou de générer automatiquement un certain nombre de documents comme :
- La DPAE
- Les contrats de travail et les avenants
- Le registre du personnel conforme.
- Suivi des visites médicales…
La génération d’un contrat de travail se fait sur une base de modèles en conformité avec la législation. Ces contrats peuvent être adaptés à chaque société, créant ainsi une base de contrats types spécifique au restaurant.
L’avantage de ce service est l’assurance de la conformité des documents émis avec la convention collective applicable et la législation.
Stockage des dossiers du personnel
Le stockage dématérialisé des dossiers du personnel permet d’avoir un accès rapide aux documents sans avoir à fouiller dans les papiers ou à demander à son expert-comptable.
La gestion électronique de vos documents (GED) à de nombreux avantages qui ne sont plus à démontrer.
Pour chaque salarié vous numérisez tous les documents afin de les ranger dans des dossiers dématérialisés, étudiés à cet effet. Vous aurez ainsi facilement accès au contenu du dossier du salarié avec les contrats de travail, les feuilles de paie, pièce d’identité, visite médicale …
L’accès aux donnés peut se faire selon plusieurs entrées ce qui facilite la recherche. Par exemple les fiches de paie de tel mois, ou le contrat de travail d’un salarié …
Gestion des plannings
La gestion des plannings est le casse-tête du restaurateur. Il peut être facile quand le nombre de salariés est limité, mais cela se complique lorsque l’on passe à plus de 10 salariés, et/ou que l’on a plusieurs établissements.
L’outil peut permettre la génération de plannings sur la base des horaires des salariés et des divers impératifs (absences, jours fériés…), volume d’activité.
Cette génération automatique permet d’obtenir une meilleure optimisation grâce à l’utilisation d’algorithmes.
Le planning peut être envoyé directement aux salariés par mail ou être consulté via une application. Ce système permet d’améliorer la transmission des informations auprès de ses salariés.
Suivi des fiches horaires
Certains logiciels produisent les fiches horaires, réalisées sur la base d’une déclaration via l’application ou par le biais d’une badgeuse connectée.
La génération de ces fiches horaires permet d’établir les écarts par comparaison entre le planning et le réalisé.
Sur la base de ces fiches sont éditées les feuilles d’émargement des heures réalisées à destination des salariés, à fournir en cas de contrôle de l’inspection du travail. L’utilisation des feuilles d’émargement est également recommandée pour éviter tout malentendu sur les heures supplémentaires.
Préparation des variables pour la paie
Plus besoin de reprendre manuellement les variables de paie afin de les transmettre au prestataire de paie. Les données pour établir les paies : heures effectuées par catégories, congés, acomptes sont préparés automatiquement. Elles peuvent être ainsi transmises par mail ou directement injectées par le biais d’une passerelle dans le logiciel de paies.
Le principal avantage de cette fonction c’est la fin des erreurs lors de la ressaisie des éléments de paie. La production de la paie est ainsi sécurisée.
Génération de tableaux de bord
La centralisation de toutes ces données permet la génération de tableaux de bord, et la synthétisation des informations.
Vous pouvez choisir ce que vous souhaitez comme éléments et le tableau se génère automatiquement.
Sur cette base vous pourrez faire l’analyse des performances du restaurant par comparaison aux ratios, à une période donnée, à un budget…
Notre recommandation
Attention à conserver une approche humaine dans la gestion du personnel car l’ordinateur ne saura pas le faire, et pour un restaurant l’équipe c’est son âme.
Adeline Desthuilliers pour chasseur de fonds